Toekomstige IT

Hoe creëer je aandacht voor je toekomstige IT?  Door vooruit te kijken.

In 5 stappen maak je je IT organisatie legacy aandacht arm

De slotrit van de Giro afgelopen weekend in Turijn leek te zijn gewonnen door Giacomo Nizzolo, een thuisoverwinning voor de eeuwige tweede. Maar de Italiaan werd gediskwalificeerd, omdat hij in de sprint de sprintlijn van een andere coureur blokkeerde. De dagzege ging alsnog naar de als ´tweede´ gefinishte en door Nizzolo geblokkeerde Duitser Nikias Arndt.

Een eerlijke wedstrijd organiseren heeft alles met vooruit kijken te maken. Of in dit geval: vooraf de juiste spelregels vaststellen.

Veel ondernemingen worstelen met vragen als: Hoe creëer ik aandacht voor projecten waarmee we werkelijk het verschil gaan maken ten opzichte van onze concurrenten? Waar we de business werkelijk mee ondersteunen om hun onderscheidende vermogen te tonen? Waarmee online zaken doen met wel klantgericht wordt?

Het antwoord op die vraag begint verrassend eenvoudig: door de aandacht voor je oude IT te minimaliseren.

Daar heb je wel eerst een plan voor nodig!

Maar dan begint het. Want de werkelijke vraag is: “Hoe maak ik de, in de organisatie opgesloten kennis en veranderkracht beschikbaar voor nieuwe ontwikkelingen?” En het antwoord daar op is minder eenvoudig. Want kennis en kunde zit vast in de hoofden van mensen. Zij die telkens weer een centrale rol vervullen bij het opruimen van achterstanden. En die net zo noodzakelijk zijn voor het implementeren van slimme, nieuwe en toekomstgerichte oplossingen. Het zijn vaak dezelfde duizendpoten waarop een organisatie steunt. Om hen vrij te maken en als organisatie te gaan leren. Dat vergt vooruit kijken!

Zorg voor business commitment

Omdat het enige tijd in beslag neemt om een turn around te maken en de gevestigde belangen het minst gebaat zijn bij veranderingen, is het van cruciaal belang om commitment te krijgen voor een lange termijn plan. Een plan waar niemand ‘nee’ tegen hoeft te zeggen, omdat het in lijn is met het organisatiebelang. Een plan om IT technisch een structurele voorsprong te nemen op de concurrentie. Of in het slechtste geval niet achterop te geraken bij de concurrentie. Een plan dat business verandercapaciteit creëert zonder additionele kosten. En waarbij IT krimpt omdat het zijn standaard processen nader heeft geautomatiseerd.

Met andere woorden een plan dat uitgaat van standaardisatie, consolidatie en automatisering van beheer en inkoop van standaard diensten als die nu nog in huis worden gedaan.

Lange termijn aanpak

Het veranderen van het IT bedrijf binnen de onderneming vergt een lange termijn blik. Een visie die focust op het zelf doen van de werkzaamheden die werkelijk toegevoegde waarde opleveren en niet op de bijzaken. Een visie bijvoorbeeld die focus legt op implementatie van standaardpakketten uit de cloud, omdat de ontwikkelkracht daarvan buiten de organisatie ligt. Die ook op het gebied van data center en infrastructuur kijkt naar IAAS en virtuele datacenters in de cloud. En die business processen, die al tien jaar niet meer onderscheidend zijn, binnen de branche outsourcet. Die bezig is met een continue kostenoptimalisatie kostenreductie van de oudere omgevingen door middel van lifecycle management voor zowel applicaties als infrastructuur. Dergelijke verandertrajecten vergen een lange termijn aanpak. Met name omdat het veel werk is en het slechts de eerste stap betreft.

Maak je IT organisatie legacy aandacht arm

Als je de beste mensen vrij wilt maken en een business transformation group wilt creëren, staan je vijf zaken te doen:

  1. Lifecycle management richt zich op het voorkomen van deadlocks in onderhoudbaarheid van systemen en het voorkomen van veel te grote projecten waarin slechts achterstanden worden weggewerkt. De eerste barrière die dient te worden genomen als je met de toekomst wil bezig zijn, is het voorkomen van technologie achterstanden.
  2. IT4IT™richt zich op de automatisering van de IT functie en de integratie van de IT processen waardoor de IT integraal kan worden bestuurd en kan functioneren als een bedrijf. Niet langer werkt de ontwikkelafdeling met systemen die niet aansluiten op de management systemen van de operations afdeling. En niet langer werkt bijvoorbeeld de netwerk- of Unix afdeling met tooling die niet aansluit op de monitoring tools van het monitoring center. (zie Bauhaus blog Run IT as a Business).
  3. Automatisering van functioneel en technisch beheer maakt het mogelijk om deze afdelingen aanzienlijk te reduceren en zodoende budget voor vernieuwing te creëren. Onder andere door implementatie van applicatieketen monitoring en het automatiseren van tussen applicaties liggende batches of het opheffen hiervan. Als je monitoring van applicaties is aangesloten op de monitoring van de infrastructuur wordt het aanzienlijk eenvoudiger om down-time of performance verlies te voorkomen.
  4. Kennismanagement. Als er geld wordt bespaard met LCM en IT4IT™ kan het investeren beginnen. Just kidding Haal de kennis uit hoofden van mensen en stop het in een voor iedereen toegankelijk systeem. LCM en IT4IT™ zijn de ultieme trajecten om techniek te documenteren. Dit traject loopt geheel parallel aan de andere twee trajecten. Doe ervaring op met meta data modellen, proces modellen, documentatie richtlijnen en zet deze kennis en systemen vooral in om bedrijfsprocessen, verbeteringen en innovaties te documenteren. Als je je business change wilt versnellen dien je hetgeen de organisatie heeft geleerd ook toegankelijk te maken voor nieuwkomers
  5. Mode 2 aanpak: veranderen en leren innoveren doe je door te doen. Agile project management, scrums en tribes zijn prachtige voorbeelden van leren door te doen. Kleine stapjes, gericht op bruikbare componenten. Buiten de staande organisatie en erop gericht om bestaande wetmatigheden uit te dagen op hun houdbaarheid.

Gartner heeft mooi omschreven hoe je organisatie te veranderen door gelijktijdig twee spel methodieken toe te passen: mode 1 aanpak gericht op het veranderen van bedrijfsactiviteiten die nu de omzet en winst binnenbrengen, waarbij voorzichtigheid geboden is en de soepel lopende machine niet wordt. Daarnaast mode 2 gericht op snel reageren op nieuwe ontwikkelingen in de markt, het uitproberen van nieuwe dingen, waarbij fouten gemaakt mogen worden omdat in een lab omgeving of met een klantentestgroep wordt gewerkt .

Vooruitkijken is ook spelregels afspreken

Als je op deze vijf gebieden echt stappen wilt zetten binnen de onderneming is het goed om aan je collega’s uit te leggen dat je samen met hen wil vooruitkijken. Dan kun je direct een aantal spelregels met elkaar overeenkomen. Heel verstandig, omdat business ontwikkelingen continue aandacht vragen en er altijd een reden is om van het plan af te wijken. Of om de koploper op de finishlijn te blokkeren.

Antoine de Wispelaere

Executive Partner @ Bauhaus ArtITech

Leave a comment