Sourcing: er is meer tussen cloud en on premise

De sourcing belofte

De sourcing belofte wordt vaak opgelost door het gebruik van de cloud. Steeds meer organisaties stappen af van hun reguliere wijze van ‘on premise’ informatievoorziening en beleggen deze dienstverlening in een cloud omgeving bij een externe leverancier. Bij organisaties is ‘Office365’ een bekend voorbeeld. Ook worden er vaak (delen van) de financiële administratie verschoven naar de cloud. Particulieren maken vaak gebruik van een cloudoplossing als het gaat om opslag en informatiedeeloplossingen. Voorbeelden hiervan zijn ‘Dropbox’ en ‘Whatsapp’.

De behoefte van informatievoorziening wordt vaak ingevuld door sourcing in de cloud.

Veelgehoorde belofte van sourcing zijn:

• De informatievoorziening wordt goedkoper;
• De informatievoorziening is sneller beschikbaar;
• Er zijn geen beheerkosten meer;
• Klant beschikt altijd over de laatste updates en functionaliteit.

Mooie beloftes die vaak werken in de praktijk, maar toch ook haar beperkingen kent.

Sourcing is meer dan ‘cloud tenzij’

De keuze voor een cloud oplossing is voor veel organisaties net iets ingewikkelder dan het op het eerste gezicht lijkt. Bij nadere bestudering van de informatievoorziening behoefte blijkt namelijk al gauw dat de bestaande (on premise) informatievoorziening geëvolueerd is naar functionaliteit die niet 1 op 1 in de cloud markt verkrijgbaar is. Er ontstaat al snel discussie over aanpassingen die de organisatie moet doorvoeren in haar processen en werkwijze om een passende cloud oplossing te kunnen verwerven. Daarnaast is de bijdrage aan de strategie van de organisatie vaak een belangrijk argument om de informatievoorziening oplossing zoveel mogelijk in eigen hand te houden. De argumenten hiervoor zijn niet altijd even objectief. Organisaties willen graag bedrijf kritische systemen in eigen beheer houden onder het motto “Better safe, than sorry”. Dit ondanks het feit dat een cloud oplossing de beveiliging vaak beter kan waarborgen.

Ook de performance van de eigen organisatie ten opzichte van wat de markt te bieden heeft is een belangrijke overweging om te kiezen voor de cloud. Vaak wordt alleen gedacht in termen van kostenreductie (de markt is efficiënter) maar performance betreft ook de klanttevredenheid van de eindgebruiker. Een eigen team van gebruikersondersteuning kan door haar ervaring ook een belangrijke positieve bijdrage leveren aan de klanttevredenheid.

Sourcing is geen IT-feestje

Het gaat over soft- en hardware toch? Dan is het een IT-feestje! Nog steeds is de transitie in het denken in informatiebehoefte en functionaliteit in volle gang. Dat informatievoorziening gelijk staat aan Business is inmiddels bij velen doorgedrongen. Jammer genoeg zien we ook nog heel vaak dat het verwerven van informatieoplossingen naar de IT-afdeling wordt gedirigeerd. Om een sourcing strategie succesvol in te zetten is het van belang dat alle stakeholders hierbij betrokken worden. Dus zowel Business als IT. Het is van belang om tot een gezamenlijke afweging te komen. Experts zoals Informatie Managers, Architecten en mensen van de Informatiebeveiliging en Inkoop zijn hierbij dan ook nodig. Om er een succesvolle transitie van te maken moeten we af van het denken in systemen.

Hoe werkt dit dan bij onze organisatiestrategie?

Een sourcing strategie is direct gekoppeld aan de organisatiestrategie. Optimale bediening van onze klant staat in directe relatie met onze informatievoorziening.

De keten van dienstverlening is digitaal direct gekoppeld aan de klant. De behoefte om tijd, plaats en apparaat onafhankelijk diensten af te kunnen nemen, neemt toe en de acceptatie van fouten neemt af. Daarmee wordt de keuze van informatievoorziening en waar deze wordt verworven van strategisch belang. Ook moet er gekeken worden naar de toenemende eisen vanuit wetgeving op het gebied van privacybescherming en wat dit betekent voor de rechten van de klant.

Vallen, leren en weer opstaan

Een sourcing strategie toepassen is een leerproces. Veel vragen die aan de orde komen zijn:

• Gaan we met reversed engineering de strategie toepassen op huidige projecten?
• Hoe richten de we regieorganisatie in om te komen tot besluitvorming?
• Wat als we er niet uitkomen met de verschillende belanghebbenden aan tafel?
• Zijn de gebruikte definities en principes goed genoeg ontwikkeld?

Het antwoord op bovenstaande vragen is: we gaan het proberen, we gaan zien wat werkt en wat niet. En natuurlijk verbeteren we waar mogelijk. Zo neemt de kwaliteit van onze besluiten over sourcing van informatievoorziening toe en zijn we in staat de ambities van de organisatiestrategie te realiseren.