7 valkuilen bij datacentermigratie

Een datacentermigratie is een uiterst complexe operatie waarbij de meest kritische hulpmiddelen in de bedrijfsvoering stevig onder handen worden genomen. Fouten in deze operatie kunnen leiden tot uitval van processen in de bedrijfsvoering. Een datacentermigratie vereist daardoor een zorgvuldige aanpak.

De afgelopen jaren hebben wij vele datacentermigraties uitgevoerd. Op basis van deze ervaring hebben wij hieronder de 7 meest voorkomende valkuilen geformuleerd.

Niet (voldoende) betrekken van de business 

Het komt vaak voor dat een datacentermigratie als technologisch project wordt gezien en als gevolg ook vanuit IT wordt gedreven. Datacenter migraties zijn echter strategische projecten waardoor samenwerking met de business een vereiste is. Door in een vroeg stadium de business te betrekken ontstaat een samenwerkingsverband tussen business en IT die bijdraagt aan een succesvolle migratie. Het helpt bijvoorbeeld al enorm om in de stuurgroep van een migratieproject een gedelegeerde vanuit de business deel te laten nemen. Dit draagt bij aan het creëren van het gevoel dat door IT en business samen naar het uiteindelijke doel wordt gewerkt. Tevens kan een gedelegeerde vanuit de business helpen bij het oplossen van (business)issues, en basale zaken zoals het afstemmen van downtime ook gemakkelijker maken.

Onvoldoende scherp hebben van de afhankelijkheden en complexiteit

Een datacentermigratie vereist veel voorbereiding op verschillende niveaus. Naast het bepalen van de beste migratiestrategie zijn er veel details die per systeem of applicatie moeten worden uitgezocht voordat kan worden gemigreerd. Theoretisch gezien zou deze informatie al in verschillende documentatie beschreven moeten zijn. In de praktijk blijkt echter vaak dat de documentatie niet aanwezig of verouderd is. Om de benodigde informatie alsnog boven water te krijgen wordt vaak een bottom-up approach gehanteerd die puur vanuit de techniek (infrastructuur) wordt bekeken. Dit is soms een prima methode als basis, maar om de vanuit de techniek verkregen informatie te verrijken en hiermee alle complexiteit en afhankelijkheden te doorgronden, is communicatie en validatie bij de leverancier en/of eigenaar van de applicatie cruciaal.

Ongecoördineerde uitvoering

Na lange voorbereiding en planning moet dan uiteindelijk ook gaan worden gemigreerd. Hierbij is een gecoördineerde uitvoering van groot belang voor een succesvolle migratie. Acties dienen vanwege onderlinge samenhang in een bepaalde volgorde te worden opgevolgd. Het misgaan of niet uitvoeren van één activiteit kan een onsuccesvolle migratie veroorzaken. Om al deze acties onder controle te houden zijn een aantal hulpmiddelen nodig. Eén van de belangrijkste hulpmiddelen is een draaiboek waar o.a. alle acties, tijden, verantwoordelijken en status staan beschreven. Tijdens de uitvoering kan aan de hand van het draaiboek ook een voortgangsrapportage worden afgeleid die gedeeld kan worden met alle betrokkenen en het management.

Gebrek aan ervaring

Een datacentermigratie is over het algemeen iets wat in de gemiddelde carrière van een IT ‘er zelden voor komt. Het gebrek aan ervaring met migraties zorgt vaak voor onnodige uitloop, kosten en impact tijdens de migratie. Door vooraf de migratiestrategie en methoden te testen middels een pilotmigratie kan ervaring worden opgedaan. Een pilot migratie geeft tevens inzicht in wat is goed gegaan, maar ook waar ruimte is voor verbetering. Daarnaast is het verstandig om zo vroeg mogelijk in het project gespecialiseerde (externe) migratiekennis aan te trekken die kunnen helpen in het vormgeven van de migratiestrategie en de uitvoering van de migratie.

 Onderschatten van risico’s

Over het algemeen worden risico’s onderschat en wordt niet lang stil gestaan bij wat allemaal mis zou kunnen gaan tijdens een migratie. Hierdoor kunnen situaties ontstaan waarbij er onnodig lang downtime is. Om dit te voorkomen is het belangrijk om van tevoren na te denken over de risico’s en eventuele mitigerende acties die vooraf uitgevoerd kunnen worden om de risico’s te verkleinen. Tevens is het belangrijk om tijdens een migratie controlemomenten (Go/NoGo) in te bouwen. Een roll-back scenario dient ook altijd beschreven te zijn zodat de oorspronkelijke situatie altijd kan worden hersteld.

Niet op één lijn met leveranciers

Gezien de grootte van een datacentermigratie project komt het vaak voor dat meerdere leveranciers een kritische rol hebben in het project. Ook leveranciers dienen nauw betrokken te worden in een vroegtijdig stadium waarbij de verwachtingen duidelijk worden uitgesproken en vastgelegd. Dit om situaties die vertraging op kunnen leveren (bijvoorbeeld onduidelijke planning of requirements) te voorkomen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een leverancier van een core applicatie, die betrokken moet worden tijdens de voorbereiding en uitvoering van de migratie. Het is belangrijk om de leverancier onderdeel te maken van het team zodat ook de leverancier alle afhankelijkheden en planning begrijpt.

Het team functioneert niet als team

Een datacentermigratie vereist een team dat op elkaar is ingespeeld. Het komt vaak voor dat individuen prima presteren, maar dat in het team niet naar het gezamenlijke doel wordt gewerkt. Vanuit de leiding van een project is duidelijke en frequente communicatie belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen naar hetzelfde doel werkt. Ook is het belangrijk dat teamleden over hun kennisgebied heen kunnen kijken, en elkaar helpen om tot een goed resultaat te komen. Daarnaast helpt een scherpe deadline waar met zijn allen naar toe gewerkt wordt om het team gefocust te houden.

Uiteraard heeft ieder migratieproject zijn eigen dynamiek en specifieke uitdagingen, maar door rekening te houden met bovengenoemde valkuilen kan een solide basis worden gecreëerd die bijdraagt aan een succesvolle migratie.