Hoe behaal je succes met een Technische Referentie Architectuur?

Geregeld helpt Bauhaus ArtITech organisaties bij het opzetten van een Technische Referentie Architectuur (TRA). In de TRA wordt beschreven hoe IT-gerelateerde zaken technisch opgelost gaan worden. Samen met de organisatie wordt bedacht hoe de dingen moeten gebeuren, dat wordt vastgelegd in de TRA, die vervolgens dient als naslagwerk.

Binnen een organisatie ontstaat behoefte aan een TRA wanneer het onnodig veel tijd en geld kost om technische oplossingen te bedenken en af te stemmen. Binnen de organisatie ontbreekt het mensen bijvoorbeeld aan informatie over mogelijke oplossingen of de informatie is niet eenduidig. Dat werkt vertragend bij het ontwikkelen en beheren van applicaties. Een TRA ondersteunt architecten, ontwerpers, ontwikkelaars, testers en beheerders, waardoor zij hun werk effectief en efficiënt kunnen uitvoeren. Met de TRA wordt dus ook de beheersbaarheid van een applicatie geoptimaliseerd en worden de aan een applicatie te relateren kosten (TCO) geminimaliseerd.

Wat is nu van belang om een TRA in je organisatie succesvol te laten zijn? Wij delen graag onze ervaringen en de daaruit voortvloeiende tips op dit gebied:

• Ga na welke software (SharePoint, Confluence, MediaWiki, etc.) het best bij je organisatie past om informatie vast te leggen en te ontsluiten. Neem daarbij de tijd voor het optimaliseren van de vindbaarheid van informatie. Een deel van de gebruikers zal vooral gebruikmaken van de zoekfunctionaliteit; goede vindbaarheid vergroot dan het succes.
• Stel een projectteam samen waarin iedere groep gebruikers is vertegenwoordigd en waarin zowel een ervaren schrijver van technische documentatie zit, als een techneut die ervaring heeft met de software waarvan gebruik wordt gemaakt voor de TRA.
• Kies de aanpak om de juiste informatie in de TRA te kunnen vastleggen. Je kunt toekomstige gebruikers van de TRA bijvoorbeeld interviewen om hun informatiebehoefte te achterhalen. Om vervolgens in de TRA die informatie vast te leggen waarmee aan de behoefte wordt voldaan.
• Zorg dat iedereen het van tevoren eens is over begrippen en definities, zodat zeker is dat mensen met verschillende achtergronden over hetzelfde praten. Dit klinkt misschien simpel, maar dat blijkt het in de praktijk zeker niet te zijn.
• Achterhaal de mate van detail waaraan de toekomstige TRA-gebruiker behoefte heeft. Besef dat het afstemmen van de informatie in de TRA op de informatiebehoefte van gebruikers een regelmatig terugkerend proces is.
• Spreek met elkaar af hoe de inhoud van de TRA beheerd gaat worden en hoe de informatie voor de hele organisatie geldend wordt. Iedereen kan bv. bijdragen aan overleg en kan voorstellen doen, maar referentiepagina’s worden onder regie van een architect geplaatst.

Wanneer de TRA er is, is het natuurlijk belangrijk dat die ook goed gebruikt gaat worden. Het werken met de TRA kan in eerste instantie weerstand oproepen: de manier van werken verandert wellicht, of mensen ervaren een beperking in het gebruik van hun creativiteit. Echter, wanneer de TRA goed is opgezet en goed wordt onderhouden, zullen mensen snel het gemak ervaren. En mensen zullen ervaren dat wanneer zij bijdragen met zinvolle informatie over een bepaald onderwerp, dat die informatie nu veel zichtbaarder is, waarvoor zij persoonlijk de ‘credits’ krijgen.